A la suite de la sélection des responsables d’activité (RA) au sein des différents partenariats, des missions d’instruction seront programmées entre janvier et mars 2008. Il s’agira pour chaque RA belge et local de définir ensemble le contenu de l’activité dont la supervision leur aura été confiée pour les 5 années à venir. Cela dans une démarche collégiale au sein de chaque GP, et d’inscription dans le cadre logique balisé par les équipes de coordination à l’occasion des missions d’identification au printemps 2007.
En vue du bon déroulement des dites missions, il a semblé important de regrouper au sein de ce document quelques informations de contexte permettant à chacun de mesurer les attentes de la Commission Universitaire pour le Développement en la matière.

CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES

Utilisation de la méthodologie du Cadre Logique
Si la programmation de chaque activité ne suivra pas strictement le canevas du cadre logique (CL) tel qu’il fut utilisé pour définir globalement les objectifs généraux et spécifiques, axes thématiques, etc., de chaque partenariat, il est néanmoins demandé que chacune des activités se rattache explicitement et tangiblement à celui-ci.

Cela implique bien entendu une bonne compréhension préalable de la méthodologie et une appropriation du cadre logique existant par les Responsables d’activité tant belges que locaux.

À cet égard, il est important que les équipes de coordination belges et locales réunissent les RA locaux, et les informent sur la procédure et la méthodologie utilisée dans le cadre du P3 : missions d’identification, cadre logique élaboré, esprit de transversalité, nécessité d’insérer chaque activité dans le programme global.

La transversalité des activités propre à la CUI
Il faudra veiller à ce que l’esprit de transversalité propre aux programmes de CUI habite bien l’ensemble des activités composant le partenariat. Cela demandera des efforts de coordination et de partage des informations considérables au sein de chaque groupe de pilotage de la part des divers RA, de même que de la part des équipes de coordination. Il faudra également assurer les conditions d’une bonne coordination entre les RA en charge d’activités interdépendantes.

Il est important que cela soit bien pris en compte dans la planification des missions, du côté des partenaires belges comme des partenaires locaux.

Une démarche participative
Comme lors des missions d’identification effectuées par les équipes de coordination, l’accent sera mis dans les missions d’instruction à venir sur la participation d’un public le plus large possible à la procédure de définition des activités pour les 5 années futures. Il s’agira de réunir et consulter un maximum d’acteurs/trices concerné(e)s par les activités envisagées, afin de bien asseoir les activités qui seront mises en œuvre, et d’en vérifier la pertinence. Cette volonté pourra se traduire par la mise en œuvre d’ateliers participatifs.

Il est clair qu’à ce niveau encore une bonne communication entre partenaires, de même qu’un appui important des RA locaux seront cruciaux. Ces derniers sont en effet mieux à même de préparer ces ateliers et de prendre les contacts préalables.

Au niveau budgétaire, il est proposé que les éventuels frais d’organisation (transport, repas, reprographie) engendrés par ces ateliers soient imputés localement, et dûment justifiés selon les normes administratives habituelles en CUI.

SUGGESTION D’AGENDA

La présente note se veut un résumé indicatif des étapes suggérées en vue de la bonne réalisation des missions.

Avant la mission

1. Prise de connaissance du rapport d’identification.
   Ils sont disponibles sur le site web de la CUD à l’adresse suivante
   www.cud.be/content/view/661/103
2. Détermination des enveloppes budgétaires indicatives par l’équipe de coordination : premières discussions en groupe de pilotage
3. Concertation entre les RA belges et locaux gérant chaque activité pour :
   a. préciser la thématique définie dans le rapport d’identification, définir une thématique détaillée ;
   b. définir les termes de référence de l’atelier participatif : agenda, objectifs visés, attentes, participants, modérateur, bénéficiaires à inclure, logistique ;
4. Parallèlement, des premiers contacts seront nécessaires, en vue d’une bonne coordination, entre les différents RA qui gèrent des activités interdépendantes.
5. Préparation par le RA local de l’atelier participatif en associant au moins un représentant des:
   i. bénéficiaires finaux : ex. étudiants, société civile, les consommateurs, les entreprises, les hôpitaux, etc.
   ii. groupes-cibles : professeurs, assistants, techniciens, agents administratifs, étudiants, société civile, etc.
   iii. contributeurs  : professeurs, assistants, techniciens, agents administratifs, étudiants, les entreprises, les hôpitaux, société civile, etc.

Durant la mission

1. Le RA belge et le RA local vérifient ensemble le bien-fondé de la thématique détaillée
2. Atelier participatif : 2 jours
   i. présentation de la CUD et plus précisément de la CUI, brève description des normes ;
   ii. présentation du partenariat CUI en cours de démarrage, et de son passé ;
   iii. définition des problèmes en relation avec la thématique concernée ;
   iv. définition des sous-résultats/objectifs à atteindre par l’activité en AN1, AN2, AN3, AN4, AN5 ;
   v. Détermination des indicateurs objectivement vérifiables (IOV) au niveau des sous-résultats/objectifs ;
   vi. Déterminer les sources de vérification des IOV ;
   vii. Détermination des activités à réaliser en AN1, AN2, AN3, AN4, AN5 et estimation budgétaire ;
   viii. Evaluer la pérennité de l’(des) activité(s) envisagée(s).
3. Réunion de débriefing de l’atelier entre les 2 RA et l’équipe de coordination
4. Parallèlement, des réunions de coordination pourraient être indispensables entre les différents RA qui gèrent des activités interdépendantes.
5. Établissement du chronogramme propre à chaque activité
6. Atelier de restitution entre tous les RA, inviter éventuellement une personne de la coopération technique belge ou autres bailleurs de fonds actifs au sein de l’université

Rédaction du rapport
Un canevas de rapport est mis à votre disposition au téléchargement ci-dessous et ci-contre. 

CHRONOGRAMME

• Entre le 7 janvier et le 9 mars 2008 : missions d’instruction des RA ;
• Les RA devront remettre le rapport d’instruction à leur équipe de coordination 3 semaines après leur retour de mission ;
• Les équipes de coordination devront remettre leur rapport de synthèse 3 semaines après que les RA aient remis leurs rapports et au plus tard le 10 avril 2008 ;
• Avril 2008 : analyse des rapports par le bureau élargi et un expert externe ;
• Mai 2008 : analyse du programme CUI 2008 par la commission de la CUD ;
• Juin 2008 : analyse du programme CUI 2008 par la DGCD en comité de concertation ;
• 1^er juillet 2008 : démarrage des activités après approbation du programme CUI 2008 par la DGCD.

Pour plus de détails sur la CUI en général
>> www.cud.be/content/view/272/103/lang,/

Pour plus de détails sur le fonctionnement pratique de la CUI
>> www.cud.be/content/view/413/107/lang,/

Documents à télécharger :

Liste des Responsables d'activité CUI

Annexes 1 & 2 :Thématiques et normes financières

Annexe 3 : Canevas du tableau récapitulatif et du chronogramme

Annexe 4 : Canevas du budget