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Rapport de mission et demande de remboursement

Au plus tard un mois après son retour, l’expert remet aux responsables de l’activité dans le cadre de laquelle s’est déroulée la mission, aux équipes de coordination du programme et au secrétariat du CIUF-CUD un rapport de mission, rédigé sur base du canevas CIUF-CUD. Ce canevas est téléchargeable ci-dessous.

Outre le rapport narratif, le rapport de mission doit contenir :

  • Les pièces justificatives relatives au logement (v. supra).
  • Les pièces justificatives concernant le déplacement domicile-aéroport-domicile : le CIUF-CUD prend en charge le déplacement du domicile de l’expert vers l’aéroport, soit sur présentation d’un titre de transport (train), soit à concurrence de l'indemnité kilométrique applicable (voir document "Montants applicables") sur présentation d’une déclaration de créance de votre part à votre retour. Lorsque l’expert choisit la voiture personnelle, il ne peut imputer les frais de parking à l’aéroport (gare internationale), mais peut compter deux trajets AR domicile-aéroport (gare internationale). Les frais de taxi ne sont remboursés qu’à titre exceptionnel, et pour une cause dûment justifiée (mobilité réduite, arrivée tardive ou précoce).
  • Les pièces justificatives relatives à la vaccination et la prophylaxie, sur présentation des notes de pharmacie et/ou de médecin (à concurrence de ce qui n’est pas remboursé par l’organisme assureur).
  • Les pièces justificatives concernant les taxes d’aéroport (sur présentation de la souche).
  • Le formulaire de demande de remboursement dûment complété et signé, mentionnant le détail de tous les montants à rembourser ainsi que le total justifié.

1. Ne sont pris en considération QUE les originaux !

2. Ces frais ne seront remboursés que sur base du formulaire de demande de remboursement correspondant au programme concerné, et si toutes les pièces justificatives mentionnées sont introduites au secrétariat du CIUF-CUD. En particulier, l’original du titre de transport doit être joint au rapport de mission.

3. Le rapport de mission et la demande de remboursement de frais accompagnés des pièces justificatives doivent parvenir au secrétariat du CIUF-CUD dans le mois qui suit le retour de mission.

4. ATTENTION : Pour les deux documents, il existe un canevas CUI, un canevas PFS et un pour le programme UniversiTIC. Il est impératif d'utiliser le formulaire correspondant au programme concerné. Un canevas spécifique est également disponible pour les missions d'encadrement effectuées dans le cadre des bourses complémentaires pour docteur, doctorales, locales et ÉLAN


Programme CUI
Canevas de rapport de mission CUI
Formulaire de demande de remboursement CUI


Programme Pôle de formation spécialisée
Canevas de rapport de mission PFS
Formulaire de demande de remboursement PFS 


BOURSES COMPLÉMENTAIRES
Canevas de rapport de mission d'encadrement
Formulaire de demande de remboursement ÉLAN 


universitic
Canevas de rapport de mission UTIC
Formulaire de demande de remboursement UTIC