Ci-dessous figurent certaines indications relatives à l’introduction des projets interuniversitaires ciblés:

Caractéristiques d'un PIC

Durée du projet
De 3 à 5 ans maximum

Budget du projet
Selon la durée du projet :

• Pour les projets de 3 ans :  330.000.- euros maximum
• Pour les projets de 4 et 5 ans :  410.000.- euros maximum

Ces budgets peuvent être augmentés pour tenir compte du financement des frais de formation liés aux boursiers doctorants inscrits en Belgique.

Ainsi, pour chaque boursier doctorant inscrit en Belgique, le budget du projet pourra être augmenté de :

• Catégorie A : maximum 2 x 6.504,24 €
• Catégorie B : maximum 2 x 12.878,40 €
• Catégorie C : maximum 2 x 19.382,64 €

Sont finançables : la première année d’inscription à la formation doctorale et l’année de la défense.

Attention : le budget annoncé lors de l’élaboration d’un projet constitue en tout état de cause le maximum que la CUD financera. Si le projet fait l’objet de versions ultérieures, celles-ci doivent s’inscrire dans le cadre de l’enveloppe initiale.

Caractère interuniversitaire
Un projet est considéré interuniversitaire à partir du moment où il implique au moins deux universités francophones de Belgique (sans tenir compte du regroupement en académies, ni des fusions en cours).

Seuls sont pris en compte les dossiers qui présentent un engagement écrit et signé de la part des partenaires universitaires belges ainsi qu’une répartition détaillée des tâches et des budgets entre ces partenaires dans le cadre du projet.

Caractère intercommunautaire
Les projets peuvent présenter un partenariat avec une université du VLIR. Ils doivent néanmoins répondre aux critères généraux définis pour les PIC :

• les projets sont soumis aux normes et procédures définies par la CUD ;
• le promoteur francophone est responsable du projet aux yeux de la CUD ;
• le budget du projet est versé entièrement à l’université promotrice francophone qui en rétrocède une partie au partenaire du VLIR en fonction de son intervention ;
• les projets intercommunautaires doivent néanmoins être interuniversitaires au niveau du CIUF ;
• le niveau d’implication du partenaire du VLIR doit répondre aux exigences de l’interuniversitaire : aval de l’université flamande (via le formulaire de déclaration d’intention) et présentation détaillée de la répartition des tâches et des budgets entre partenaires.

Composante universitaire
Il est important de rappeler la composante universitaire des projets PIC. Cet aspect doit se traduire à différents niveaux du dossier d’introduction :

• les promoteurs sont invités à mentionner des références scientifiques pour décrire le contexte national et/ou international du projet ainsi que les besoins identifiés, et pour valider les activités à développer ;
• les dossiers doivent contenir, le cas échéant, une description détaillée des programmes de formation mis sur pied dans le cadre du projet, ainsi que les sujets de thèse qui seront développés ;
• les auteurs de projet sont invités à privilégier la formation doctorale dans le cadre des PIC et à limiter le recours aux bourses de stage ;
• les budgets doivent être recentrés sur les partenaires universitaires locaux. Pour les aspects de services à la communauté, les promoteurs sont invités à rechercher l’appui des partenaires de la société civile ou de l’Etat.

introduction des dossiers

Présélection des PIC
Depuis l'appel 2010, la CUD a introduit une étape de présélection des PIC sur base de pré-projets dont le volume est limité à quelques pages. Les pré-projets doivent être introduits à l'aide du formulaire ad hoc, avec ses documents associés (Canevas du cadre logique, Guide d'élaboration budgétaire et canevas de déclaration d'intention).

Le non-respect des critères de forme imposés par ce formulaire entraînera la non recevabilité du dossier.

Les pré-projets doivent être introduits pour le 18 février 2010 dans les universités et pour le 22 février 2010 à la CUD. Les dossiers retardataires ne seront pas pris en considération.

Les pré-projets seront analysés par le Bureau élargi de la CUD et par deux experts externes, sur la base d'une grille de cotation avec pondération, vers la fin mars. Il n'y aura en fin de présélection que deux catégories de dossiers: retenu pour le dépôt ultérieur d'un dossier complet ou non retenu. On retiendra environ deux dossiers par place à prendre.

Les promoteurs doivent avancer les fonds correspondant à leurs frais de mission et la CUD les remboursera sur la base des pièces justificatives. Les experts en cadre logique transmettront leur note de frais, accompagnée des pièces justificatives, directement à la CUD.

Si cette possibilité n'est pas utilisée, la CUD n'accordera aux promoteurs aucun financement ultérieur pour le recours à un expert en cadre logique.
 
Introduction des dossiers complets 
Les dossiers de candidature complets devront être élaborés en utilisant le formulaire ad hoc qui sera envoyé en version électronique aux promoteurs présélectionnés.

Les dossiers seront introduits pour le 25 juin 2010 dans les universités et pour le 2 juillet 2010 à la CUD. Les dossiers retardataires ne seront pas pris en considération.

Réintroduction d'un dossier
Pour les dossiers qui ont déjà été soumis à la CUD lors d’un précédent appel PIC, il est demandé aux auteurs, au moment de l'élaboration du dossier complet, de répondre point par point aux remarques qui avaient été formulées par les experts lors des introductions précédentes et d’indiquer dans le texte les modifications apportées à la version initiale du projet.

Langue d'introduction
Les dossiers d’introduction peuvent être rédigés en français ou en anglais. Dans ce dernier cas, le dossier doit être accompagné d’un résumé en français. L’utilisation de l’espagnol doit, quant à elle, être limitée aux annexes.

Statut des projets de poursuite
Lorsqu’un projet constitue la poursuite ou la suite d’un projet / d’une activité précédemment financé par la D.G.C.D. ou par la C.U.D. dans le cadre des programmes PIC ou CUI, il doit répondre aux conditions spécifiques suivantes :

• les objectifs du premier projet PIC / de l’activité CUI doivent avoir été atteints;
• une évaluation du premier projet PIC / de l’activité CUI est obligatoire avant la sélection du second;
• aucune priorité n’est accordée au  nouveau projet, qui est ainsi mis en concurrence avec les autres projets soumis.

Un projet est considéré comme une poursuite (devant faire l’objet d’une évaluation) dès lors qu’une fois comparé au projet précédent, il rencontre au moins 2 des 4 critères repris ci-dessous :

• même localisation
• même discipline/thématique
• même équipe en Belgique (entité participante)
• même équipe localement (entité participante)

La CUD recommande aux promoteurs qui envisagent une poursuite de prévenir en temps utile le secrétariat de la CUD en vue de l’organisation de l’évaluation obligatoire. En particulier dans le cadre du présent appel, les intentions de poursuite devront être communiquées au secrétariat pour le 15 janvier 2010 au plus tard. Passé ce délai, la poursuite ne pourra plus s'inscrire dans le cadre de l'appel 2011.
On trouvera ici toutes les conditions et modalités spécifiques relatives aux PIC de poursuite.

Importance de la quantification de la contribution locale
Le dossier complet doit clairement faire apparaître la contribution du partenaire local, tant dans la description du projet que dans la partie relative aux éléments budgétaires. Une grande précision dans la transmission de ces informations permettra également de mieux apprécier les éléments de durabilité du projet et la reprise locale.

Contexte institutionnel
Il est dorénavant demandé, pour tous les dossiers complets, de présenter des éléments d’information sur la dimension institutionnelle du projet (comment l’entité concernée par le projet se situe-t-elle dans son institution, rayonnement éventuel du projet autour de l’entité concernée, etc.). Cette information doit être fournie par le promoteur local du projet.

Importance des retombées pour la société locale
Le premier objectif spécifique des PIC étant d’assurer des retombées directes ou indirectes pour la société locale, il est primordial que le dossier complet détaille en quoi vont consister ces retombées.

Recevabilité administrative des dossiers
Seuls seront pris en compte les dossiers

• introduits via un courrier officiel de l'institution universitaire belge coordonatrice du projet;
• respectant les critères de forme fixés par la CUD;
• respectant le délai d'introduction.